Meny

Hur strukturerar du din arbetsdag?

Vi har alla våra egna knep och knåp för att strukturera och få ihop vår arbetsdag för att hinna med allt vi ska och vill göra.

Ibland faller planeringen i bitar, ibland “high-five:ar” vi oss själva för våra genialiska planer.

Hur strukturerar du din arbetsdag?

Hur strukturerar du din arbetsdag och hur sätter du upp din personliga planering för dagen eller veckan? Här delar jag med mig av några av mina bästa tips!

Är det fredag? Lägg en kvart på att planera din kommande arbetsvecka

Innan jag går hem för dagen på fredagen så går jag snabbt igenom min planering för kommande vecka. Eftersom jag stödjer flera av mina kollegor i deras arbete måste jag prioritera mina uppgifter efter relevans och hur bråttom det är. Utefter det lägger jag deadlines för mig själv.

Jag ställer följande korta frågor till mig själv:

- Vilka kollegor och projekt berörs av min planering? Behöver jag stämma av något med någon?

- Vad måste göras så snart som möjligt?

- Om det är något jag vet att jag inte kommer hinna med, kan jag delegera det till någon annan?

- Kan jag flytta fram deadline på något?

Jag lägger inte bara in möten i min kalender utan lägger också in uppgifter och tiden jag tror jag behöver boka in för mig själv. Hos Ackebrink kollar vi alltid varandras kalendrar när vi bokar in möten. På det sättet får vi en uppfattning om hur kollegans dag ser ut.

Boka in mötesfritt!

- En del av mina kollegor (som har möten lite oftare än andra) brukar boka in “Mötesfritt om möjligt” ibland, för att hinna arbeta undan annat. Det borde fler göra som ibland känner sig stressade av alla möten de behöver närvara på. Och de som brukar boka in möten kanske behöver lägga en extra tanke på vilka som verkligen behöver närvara.

Planera in tid för oförutsedda händelser

Jag behöver också planera för oförutsedda händelser. Det är alltid något som dyker upp som behöver göras direkt samma dag, vilket kanske leder till att något annat måste flyttas fram. I min kalender har jag också statiska påminnelser om det jag behöver göra varje vecka.

Lär dig säga nej

Jag känner många som har svårt för att säga nej eller som glömmer bort att man kan delegera. Lär dig att säga nej eller erbjud dig att delegera istället. Är du verkligen den enda som kan lösa detta? Vad är det värsta som kan hända om du säger nej?

Lägg extra krut på att planera din måndag

När jag planerat kommande vecka i sin helhet, tar jag en extra titt på måndagen så att jag hunnit förbereda allt för den dagen och kan ta helg med gott samvete.

Planera veckan en gång till

Det första jag gör när jag kommer till kontoret på morgonen är att se över dagen och vad jag behöver göra. Ibland fortsätter planeringen och todo-listan med papper och penna, post-its, eller en digital motsvarighet, där jag bockar av uppgift efter uppgift.

När jag arbetat klart på måndagen tar jag en titt på min vecka igen och uppdaterar den efter bästa förmåga och utefter det jag åtagit mig att hinna med. Sen får jag jag ju självklart uppdatera den löpande under veckan och eventuella nya omständigheter.

4 sammanfattande tips för att strukturera din arbetsdag

- Underskatta inte planering

- Lär dig att säga nej

- Lär dig att delegera

- Visa respekt för dina kollegor och glöm framförallt inte att kommunicera med dem!

Vad är dina bästa tips? Kommentera gärna!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

 

Jenny Norén

Jenny Norén

info@ackebrink.se

Kommentera gärna!

Vi modererar kommentarsfältet på vardagar mellan 09:00 - 16:00.

Se vår policy för sociala medier